40 ASTUCES POUR GAGNER DU TEMPS AU TRAVAIL (2e partie)

Publié le par lereyseau

 

Réunions : les plus courtes sont les meilleures

Que reproche-t-on en général à ces grand-messes? Leur durée, inversement proportionnelle à leur efficacité… Voici des mesures à appliquer d’urgence.

La réunion idéale? Un ordre du jour ­communiqué en temps voulu et par écrit, un nombre d’intervenants limité aux participants actifs, un démarrage à l’heure dite, un temps de parole minuté, une prise de décision claire, un compte rendu synthé­tique… Cette description fera sourire certains, qui jugeront qu’une telle organisation suppose une dis­cipline sans faille, à mille lieues des réalités du terrain.

Mais d’au­tres applaudiront des deux mains. Selon une étude du ­cabinet Robert Half, 40% des cadres français estiment en effet que les réunions sont inefficaces. Il faut dire que les intéressés, soumis selon le cabinet Dynamic Markets à un rythme moyen de 336 réunions par an, ont de quoi se sentir las!

Pourtant, même au pays de la réunionnite aiguë et du retard ins­titué comme exception culturelle, organiser des rencontres courtes et fructueuses n’est pas hors de por­tée. Voyez ce qui se passe chez nos voisins: en Allemagne, pas question qu’une réunion com­mence en retard; en Suède, ­personne ne sort avant qu’une décision n’ait été prise. Alors, si eux y arrivent… Voici quelques astuces pour faire aussi bien.

Un gardien du temps

Pour que réunion ne rime pas avec discussions interminables, désignez un gardien du temps. “Ce participant aura pour tâche de veiller au respect de l’horaire”, précise le coach Patrice Beyer. Une responsabilité qui doit s’exercer à tour de rôle, de manière à ce que chacun ait bien conscience que le temps de parole est précieux. Extérieur aux discussions, cet arbitre n’hésitera pas à interrompre un intervenant trop bavard.

Pas de trop de monde !

Donner la parole à chacun est une préoccupation louable. Mais cela exige de limiter le nombre de participants. “Si vous réunissez 30 personnes et que seuls cinq individus interviennent, il s’agit d’une réunion de cinq personnes, tranche Bertrand Bailly, di­recteur général du cabinet Davidson Consulting. Mieux vaut organiser deux ou trois petits meetings séparés et solder le tout par une réunion de synthèse avec trois personnes.”

Pour réduire le nombre des participants, demandez-vous à l’avance qui doit vraiment être présent. ”Il faut choisir en fonction de l’objectif visé”, affirme Samuel Morillon, DG de Cybion (veille économique). ”Elaguez au maximum, estime Patrice Dauvin, pré­sident d’Ulysse (traitement des déchets). Moins il y a de monde, plus il est facile de se mettre d’accord sur une décision.” Ne dépassez pas quinze personnes : au-delà, il est difficile de faire s’exprimer tout le monde.

Limitez les retards… et les chaises

Prévoir des réunions qui durent longtemps est le plus sûr moyen pour que des participants arrivent en retard : chacun sait qu’il a du temps devant lui!” témoigne Jean-Louis Muller, directeur associé du groupe Cegos. Le raisonnement qui tue? “Sur trois heures de réunion, un retard de vingt minutes n’est pas bien grave.”

En revanche, tout le monde aura conscience que trois minutes de retard sur une réunion d’un quart d’heure peut peser lourd. Privilégiez donc les formats courts : pas plus d’une vingtaine de minutes autour d’un paperboard. Autre astuce: ne prévoyez pas de chaises. “Debout, les gens sont pressés d’en finir, explique Jean-Louis Muller. En outre, impos­sible de s’avachir et de laisser son attention fléchir!”

Réunissez-vous à distance

Les contacts humains sont plus agréables que les échanges virtuels. Mais les atouts des téléconférences et visioconférences sont nombreux. Le premier? L’obligation d’être ponctuel, le système ne pouvant démarrer si les participants ne l’activent pas. Parmi les au­tres bénéfices, Valérie Nahon Forgette, direc­trice de mission chez Egis Conseil, pointe “l’impossibilité de mener des conversations parallèles!” Et, bien sûr, le gain en temps de transport.

Ne zappez surtout pas le compte rendu

La réunion est terminée, mais après? “Rien de pire que de sortir de la salle sans savoir exactement ce qui a été décidé, prévient Anatole de La Brosse, DG adjoint de Sia Conseil. Si les réunions se multiplient, c’est parce que personne n’a compris la même chose à la fin!” Il est donc indispensable de fournir à tous les participants un compte rendu récapitulatif. “Il devra être synthétique et factuel, avec un tableau d’action”, recommande Arnaud Ploix, DG du groupe Krys. “Avec l’écrit, personne ne peut dire qu’il n’était pas au courant”, précise en outre Valérie Nahon Forgette, d’Egis Conseil.

Article du magazine Management

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