40 astuces pour gagner du temps au travail (3e partie)

Publié le par lereyseau

Résistez à l’appel du téléphone

Paradoxalement, c’est depuis que les combinés n’ont plus de fil que nous avons du mal à nous en détacher. Nos conseils pour couper le cordon.

 

Lorsqu’il a pris ses fonctions de directeur commercial du Salon du prêt-à-porter de Paris, il y a un an et demi, Anthony Korn s’est vite laissé piéger par ses deux mobiles et son téléphone fixe. A force d’accepter tous les appels, aussi bien ceux des membres de son équipe que ceux des autres services, sans compter les coups de fil des quelque 3.000 clients du salon, il n’avait plus un instant pour se concentrer. Un électrochoc était nécessaire. Anthony Korn s’est mis à filtrer drastiquement ses appels, ce qui a complètement changé sa relation au téléphone.

"Un manager pourrait économiser jusqu’à 15% de son temps s’il n’était pas victime du com­biné", affirme Gérard Rodach, directeur du cabinet Dalett et a­u­teur de "Mieux gérer ses prio­rités et son temps" (Eyrolles). Vous êtes décidé à être moins accro au téléphone? Suivez nos con­seils pour vous aider à tenir cette bonne résolution.

Boîte vocale, mode d’emploi

Soignez votre annonce. “Donnez les horaires auxquels on peut vous joindre”, con­seille le coach Gérard Rodach. Pensez à modifier votre annonce en fonction de votre planning : “Je serai en séminaire de telle date à telle date.” “Ajoutez une marge d’une demi-journée”, con­seille Laurence Einfalt, directrice de l’agence de conseil en organisation Jara et coauteur de “S’organiser tout simplement” (Eyrolles).

Ecoutez vos messages sans perdre de temps en utilisant les nouveaux services proposés par les opérateurs. Ainsi, le répondeur visuel de SFR permet de visionner ses messages vocaux sous forme de liste sur l’écran du téléphone. Au lieu de les écouter par or­dre d’arrivée, on les sélectionne selon ses priorités.

Pour bien s’entendre

Rien de plus chronophage qu’un dialogue de sourds. Investissez dans un casque branché sur votre téléphone fixe : l’écoute est meilleure et vos mains sont libres pour prendre des notes. Au téléphone, on entend moins bien qu’en face à face et on ne voit pas la personne. Palliez ces inconvénients en parlant distinctement, en privilégiant les questions ouvertes et reformulez pour vous assurer que votre interlocuteur a bien compris le message.

Filtrez vos appels

Elémentaire : l’identification de l’appel entrant. Président de la société de capital-développement Next­Stage, Grégoire Sintilhes a entré 4.500 noms dans le répertoire de son iPhone et ne décroche que s’il reconnaît le numéro. Différenciez vos appels privés et professionnels en utilisant deux sonneries différentes. Ou équipez-vous de deux mobiles.

Coupez votre téléphone pendant certains créneaux horaires

A moins d’exercer une profession ou un poste hautement stratégique, on a rarement besoin d’être joignable 24 heures sur 24. “En décrochant systématiquement, vous donnez de mauvaises habitudes à vos interlo­cuteurs : ils vous croient disponible en permanence”, explique Laurence Einfalt. Disciplinez-vous : coupez votre mobile lorsque vous ne voulez pas être dérangé. Ou pendant certains créneaux horaires en particulier.
Stéphane Ambrosini, le DG France d’Adconion Media Group, débranche le sien pendant les deux premières heures de sa journée de travail. La règle peut s’étendre à toute l’entreprise, comme dans cette centrale d’achats d’une importante chaîne de magasins. “Le téléphone y est interdit avant 11 heures du matin. Dans l’intervalle, c’est un répondeur qui prend les messages, y compris ceux du PDG”, témoigne le coach Gérard Rodach.

Fin de non-recevoir

Qui n’a pas déjà congédié un interlocuteur d’un “Rappelez-moi dans un mois” en espérant qu’il nous aura oublié d’ici là? Le jour où il nous relance, on s’en mord les doigts! Au lieu de temporiser, montrez-vous catégorique. Stéphane Ambrosini, le DG France d’Adconion Media Group, ne prend pas de pincettes : “Désolé, je ne suis pas intéressé par votre offre.

Organisez-vous pour ne pas vous laisser submerger

Répondre à un message par un coup de fil n’est pas toujours la so­lution adéquate: se déplacer jusqu’au bureau de celui qui a ap­pelé fait parfois gagner du temps. Sa demande concerne un docu­ment? Envoyez-le-lui par e-mail. Ne vous précipitez jamais pour répondre, surtout si l’appel est impor­tant : attendez d’être au calme. Enfin, groupez vos appels sur des plages horaires précises. Et profitez de vos trajets en voiture pour téléphoner avec un kit mains libres.

Article du magazine Management

Publié dans Astuces

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