40 astuces pour gagner du temps au travail (7e et dernière partie)

Publié le par lereyseau

Les techniques des fondateurs de Michel&Augustin

A la tête d’une PME survitaminée, Augustin Paluel-Marmont et Michel de Rovira sont de jeunes patrons surbookés mais ils gèrent leur agenda avec maestria. Démonstration.

Ce n’est plus pour "de rire"! Une gamme d’une vingtaine de produits allant des petits sablés aux biscuits au chocolat en passant par les yaourts à boire et les cookies; un réseau de distribution qui inclut les grandes surfaces, les stations-service, les gares, les aéroports et les restaurants d’entreprise; un effectif qui a grimpé de 17 à 30 salariés en deux ans; six usines de production réparties dans toute la France… La PME Michel&Augustin, 10 millions d’euros de chiffre d’affaires, est entrée dans la cour des grands.

Les "trublions du goût", comme les deux cofondateurs continuent de se surnommer, sont devenus accros à leur smartphone et bossent quinze heures par jour. Même s’ils font beaucoup d’efforts pour renvoyer une image d’éternels dilettantes, Michel de Rovira et Augustin Paluel-Marmont sont aujourd’hui de jeu­nes patrons pour qui la maî­trise du temps est devenue un vrai enjeu. Ils ont, dans ce domaine, développé des stratégies à imiter.

Management : Combien de rendez-vous avez-vous été obligés d’annuler pour trouver le temps de répondre à cette interview?

Augustin : Aucun! Traditionnellement, le lundi est une journée sans rendez-vous, que nous réservons notamment au briefing du début de semaine : nous faisons le tour des sujets en suspens et nous préparons les jours à venir. Plutôt que de multiplier les réunions, ce qui fait perdre un temps fou, on préfère aborder les questions en une seule fois, lorsqu’elles ne nécessitent pas une réponse immédiate.
Michel : C’est un système qui permet aussi de réduire le temps passé à gérer les  e-mails. On reçoit chacun une centaine de messages électroniques par jour. Au lieu d’y répondre au coup par coup, on traite les sujets qu’ils soulèvent à la réunion du lundi.

Management : Certains e-mails exigent quand même un trai­te­ment plus rapide…

Augustin : C’est évident. Dans ce cas, on réagit sur-le-champ. Mais la plupart du temps, ce sont des courriers internes, envoyés par des collaborateurs qui ont juste besoin de se sentir l’esprit tranquille en nous mettant au courant d’un problème. A ceux-là, je fais parvenir une parodie de réponse automatique, du style : "Votre e-mail vient de s’autodétruire, pour toute question vraiment urgente venez me voir."

Management : Procédez-vous de la même manière avec les appels téléphoniques?

Michel : J’avoue ne pas encore avoir trouvé de solution miracle. Mon pire ennemi, c’est mon répondeur! Je trouve horripilante la perte de temps que représente l’écoute des messages, surtout lorsque l’interlocuteur ne va pas droit au but. D’ailleurs, je m’autorise à débrancher mon mobile de temps en temps. Pendant mon voyage de noces, l’an dernier, je n’ai pas décroché mon iPhone pendant un mois.
Augustin : Mon BlackBerry est toujours allumé. Pour compenser, je ne réponds pas si je ne reconnais pas le numéro. Les messages qui proviennent de gens que je con­nais, je les efface sans les écouter et je rappelle tout de suite.

Management : Pourtant, vous clamez à longueur d’emballage de biscuits votre proximité avec les clients…
Augustin : Certes
! Mais on en était arrivés à un point où la porte sonnait toutes les deux secondes.
Michel : On a donc remplacé le principe des visites im-promp­tues par une soirée portes ouvertes le premier jeudi du mois. Et Augustin consacre ses jeudis soir à répondre aux messages laissés sur le site.

Management : Vous pourriez déléguer cette tâche…

Augustin : Nous avons une salariée chargée de la relation client. Mais, en général, nous prônons davantage la culture du "faire" que celle du "faire faire". La meilleure recette pour gagner du temps!

Article du magazine Management

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