40 ASTUCES POUR GAGNER DU TEMPS AU TRAVAIL (1ère partie)

Publié le par lereyseau

Déluge d’e-mails, réunions interminables, coups de fil intempestifs… Découvrez les recettes inédites qui vous permettront d’en venir à bout.

Dans la catégorie perte de temps irritante, vous avez sûrement déjà connu celle-ci : assis au fond de l’avion, vous devez attendre qu’il se vide intégralement avant de pouvoir en descendre. Savez-vous que grâce au site www.seatguru.com, vous pouvez échapper à ce pensum? En indiquant les sièges situés près des sorties, il permet de réser­ver ses places en conséquence. Une astuce qui ne déplairait pas à Michel de Rovira et Augustin Paluel-Marmont, dont les biscuits commencent à être appréciés aussi hors de nos frontières, et dont l’emploi du temps ne tolère pas le moindre grain de sable.

Vous ne prenez jamais l’avion? Nous avons passé au crible les principaux dévo­reurs de temps – coups de fil à rallonge, déluge d’e-mails, réunions sans fin… – et re­cherché des solutions innovantes pour les neutraliser. Nous avons aussi observé comment procédaient certaines entreprises pour éviter à leurs sala­riés d’avoir à jongler entre leurs contraintes professionnelles et les horaires de crèche ou les transports aux heures de pointe. Des dispositifs qui font ga­gner du temps et de la sérénité.

E-mails : triez pour ne lire que l’essentiel

Le temps passé à consulter ses messages est disproportionné. D’où l’utilité des outils permettant de repérer les “importants” et d’éjecter les “importuns”.

Nous sommes fâchés avec notre courrier élec­tronique. D’après l’enquête publiée par le blog Demain le mail, 95% des personnes interrogées jugent certes leur messagerie "indispensable", mais seuls 12% la consi­­dèrent comme un outil vraiment "génial". Et pour cause : nous rece­vons tellement d’e-mails au bureau que nous devons leur consacrer 25% de notre temps de travail (source : institut Radicati Group). Pour une tâche sans réelle valeur ajoutée, c’est beaucoup trop. "Le courrier électronique se ré­vèle être le princi­pal facteur de baisse de la produc­tivité chez les cadres dirigeants", affirme Christophe Faurie, coach et auteur de "Conduire le changement" (L’Harmattan).

Voici quelques pistes pour ga­gner jusqu’à une heure par jour. Avec trois lignes directrices : un meilleur tri des e-mails, un traitement plus rapide, un archivage plus efficace. De quoi faire la paix avec votre messagerie.

Stop aux allers-retours inutiles!

Afin de limiter les échanges d’e-mails, sur un projet par exemple, saisissez le compte rendu des réunions en temps réel dans un document collaboratif proposé par Google Apps (40 euros par an). Les participants se connectent, entrent leur contribution et valident le document final. “Le nombre d’e-mails diminue de façon drastique, souligne Gilles Mergoil, PDG de la SSII Neoxia. Et dès la fin de la réunion, le compte rendu est prêt.” Pour fixer la date du prochain meeting, servez-vous de Doodle.com : il cherche le créneau disponible commun à plusieurs interlocuteurs.

Vive les groupes!

Pour éviter d’avoir à intégrer les adresses de vos correspondants une par une lorsque vous envoyez un e-mail à plusieurs personnes, créez des listes de diffusion. Pour cela, cliquez sur Nouveau groupe (dans Outlook et Gmail) ou Nouvelle catégorie (dans Yahoo! et Hotmail). Entrez l’intitulé du groupe et ajoutez les personnes qui en font partie.

Congés : anticipez votre retour

Avant vos vacances, activez le répondeur de votre message­rie. Avertis de votre absence, certains interlocuteurs éviteront de vous envoyer des e-mails. Dans Outlook, allez dans “Fichier”, “Informations” et “Gestionnaire d’absence”. Dans Gmail, activez le répondeur dans “Paramètres généraux”. Indiquez vos dates de départ et de retour, puis saisissez votre message.

Faites-vous alerter par EmailTray

Si vous avez l’habitude d’éteindre votre messagerie pour être tranquille mais souhaitez tout de même recevoir les e-mails importants, utilisez EmailTray. Ce logiciel vous prévient de l’arrivée d’un message en provenance de tel ou tel correspondant (à vous de paramétrer le niveau de priorité). “Un aperçu de l’e-mail s’affiche dans une petite fenêtre. Vous pouvez en lire les premières lignes et y répondre immédiatement sans avoir à relancer votre messagerie”, explique Sébastien Roussel, fondateur d’Arobase.org. Attention, le logiciel, en anglais, ne fonctionne que sous Windows 7, XP et Vista.

Créez des réponses types

Pour ne pas avoir à saisir constamment les mêmes réponses types, placez-les en mémoire avec la fonction QuickPart (dans Outlook). Créez un nouveau message, tapez le texte et sélectionnez-le. Allez dans “Insertion” puis dans QuickPart. Enregistrez-le. Lorsque vous répondez à un e-mail, ouvrez QuickPart et insérez le message type voulu. En deux clics, votre réponse est envoyée.

Des messages éliminés d’office

Grâce à la fonction “Nettoyer”, Outlook 2010 élimine les mes­sages superflus (ceux qui ne contiennent que “D’ac­cord”, “OK”, etc.): le logiciel effectue son tri en se fondant sur la taille des documents.

Quittez une liste de diffusion

Une nouvelle fonction d’Outlook 2010 permet de sortir des conversations qui ne vous intéressent pas sans avoir à envoyer un e-mail désobligeant aux auteurs. Sélectionnez l’un de ces mails et appuyez sur la touche “Ignorer”. Tous les courriels se rapportant à la discussion ne vous seront plus présentés, mais seront conservés dans votre messagerie au cas où vous en auriez besoin.

Agitez le drapeau sur le courrier important

Marquez les e-mails importants sur lesquels vous voulez revenir ultérieurement d’un drapeau rouge (dans Outlook, Hotmail et Yahoo!) ou d’une étoile (dans Gmail). La messagerie les classe dans un dossier à part pour que vous les retrouviez rapidement : il suffit généralement de cliquer sur l’icône en question pour que tous les messages marqués s’affichent. Outlook propose un raffinement supplémentaire : le logiciel peut vous envoyer une alerte pour vous rappeler de répondre à un message (cliquez sur “Assurer un suivi” puis “Ajouter un rappel”). Une manière de filtrer intelligemment.

Évitez les étourderies grâce à Gmail

Quoi de plus chronophage que de recommencer un envoi parce que vous avez oublié de cocher un destinataire ou de joindre un document attaché? Dans les paramètres de Gmail, choisissez “Labos”, puis activez le bouton “Annuler l’envoi”. Vous disposerez de quelques secondes pour revenir en arrière. En cochant les cases “Ce n’est pas le bon des­ti­nataire” et “Ne pas oublier Untel”, la messagerie vérifiera aussi que vous envoyez votre e-mail aux bonnes personnes.

Kwaga, le courrier intelligent

Fonctionnant avec la messagerie Gmail, Kwaga est un logiciel d’analyse sémantique du courrier. Ce véritable assistant scrute le contenu de vos e-mails et vous rappelle à quels messages vous devez répondre et ceux pour lesquels vous attendez une réponse. Le résultat est saisissant. Développé par une équipe de lin­guistes français, Kwaga représente le futur de la messagerie électronique. “Dans dix ans, nos messageries seront capables d’organiser une réunion, de demander à tel collaborateur le dernier rapport d’activité et de planifier des rendez-vous toutes seules”, assure Philippe Laval, le fondateur de la start-up à l’origine de ce logiciel malin. Kwaga propose aussi une application qui présente les publications électroniques de vos contacts. Et s’apprête à en lancer une pour l’iPhone. Versions bêta gratuites disponibles sur Kwaga.com.

Eradiquez les spams!

Toutes les messageries disposent d’antispams efficaces. La plupart fonctionnent sur le principe de la liste noire : ils laissent passer tous les messages sauf ceux qu’ils considèrent comme dangereux. Si vous continuez à recevoir beaucoup d’e-mails non sollicités, utilisez les antispams fonctionnant en “liste blanche”, comme 0Spam.com (gratuit). Ce sont les plus radicaux : tout e-mail est a priori considéré comme un spam, sauf ceux venant des expéditeurs que vous indiquez.

Vos e-mails par sujet

Dans Outlook 2010, pour que vos e-mails soient automatiquement regroupés par sujet de discussion, allez dans “Affichage” puis cochez “Afficher en tant que conversation”.

Liez vos messages à vos rendez-vous

Avant une réunion, pour ne plus avoir à rechercher les e-mails contenant les informations qui s’y rapportent, placez le premier que vous recevez dans la page correspondante de votre agenda Outlook. Une fenêtre s’ouvre alors : entrez l’heure du rendez-vous. Les messages suivants ayant le même intitulé s’afficheront automatiquement dans le même créneau.

Utilisez la boîte prioritaire de Gmail

C’est la grande nouveauté. Sur Gmail, activez la boîte de réception prioritaire dans le menu “Paramètres”. La messagerie analyse votre courrier et propose trois niveaux de classement : les messages importants, ceux nécessitant un traitement ultérieur (les messages “suivis”) et les autres. Dans la journée, vous n’avez plus qu’à surveiller votre boîte prioritaire, et traiter le reste plus tard. Si vous utilisez Outlook 2010, l’appli­cation Clear context remplit la même fonction : elle vous présente en priorité les messages des correspondants les plus fréquents.

Article du magazine Management

Publié dans Astuces

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