Cinq astuces pour mieux exploiter Excel

Très puissant, le tableur vedette de Microsoft est souvent mal utilisé. Valables pour la toute récente édition 2010 comme pour la version 2007, ces conseils vous permettront de tirer le maximum de ses ressources.

Le millésime 2010 d’Excel vient de sortir. Si vous êtes un uti­lisateur de la version 2007, rassurez-vous, vous retrouverez vite vos marques. L’interface est la même et la plupart des procédures sont inchangées. Seules différences : Excel 2010 est plus puis­­sant (il existe en mode 64 bits, contrairement aux éditions pré­céden­tes, ce qui rend les calculs plus rapides), il permet d’accéder plus facilement à ses ­données (grâce aux Office Web Apps) et d’inter­venir à plusieurs, simultanément, sur le même document. Bref, ce logiciel peut vous faire gagner beaucoup de temps. Voici quelques astuces pour le rendre encore plus efficace.

Créez des listes pour simplifier la saisie

L’entrée de données est une opération fastidieuse, souvent source d’erreurs. Si vous avez des informations standards à saisir (jours de la semaine, mois, années) ou des ­séquences numériques logiques (par exem­­ple, région 1, région 2… ou une série de multiples d’un nom­bre – 5, 10, 15…), utilisez les listes au­­tomatiques. Ecrivez, par exemple, "lundi" dans une cellule, sélectionnez la "poignée de recopie" (en passant le curseur sur le coin inférieur droit de la cellule) et étendez la sélection vers le bas ou vers la droite : Excel complètera lui-même la série des jours de la semaine. Avec les séquences numéri­ques, il faut remplir au moins deux cellules pour que le logiciel puisse comprendre la règle à appliquer.

Autre astuce : les listes semi-automatiques. Pour accéder à cette fonction, sélectionnez Bou­­ton Of­fice (ou Fichier dans la version 2010), cliquez sur Options d’Excel et sur Options avan­cées, puis cochez Saisie semi-automatique des valeurs de cel­lule. Intéressant lorsqu’il faut taper les mêmes données, à la suite. Supposons que vous deviez cons­tituer un tableau en répétant plusieurs fois le nom de deux salariés : Paul Ducas et Marie Vici. Lorsque vous aurez saisi ces noms dans les deux pre­mières cellules, Excel complètera automatiquement dès que vous entrerez les premières lettres de Paul Ducas dans la troisième, et ainsi de suite.

Enfin, vous pouvez créer vos propres listes. Pour cela, sélectionnez Bouton Office > Options d’Excel standard > Modifier les listes personnalisées > Nouvelle liste [sous Excel 2010 : Fichier > Options > Options avancées > Modifier les listes personnalisées > Nouvelle liste]. Il ne vous reste plus qu’à taper vos données dans le champ Entrées de la liste. A la fin, cliquez sur Ajouter, puis OK. Vous pouvez alors faire apparaître la liste en utilisant la poignée de recopie.

Programmez des suites d’opérations prédéfinies

Plus technique, la mise en œuvre de "macros" permet de faire exécuter à Excel des scénarios prédéfinis, com­me l’impor­ta­tion répétée de données à par­tir de fichiers différents ou encore l’élimination d’éléments de texte dans un tableau (par exemple, le mot "euros" quand tous les prix sont exprimés dans cette monnaie), pour ne garder que les chiffres. Pour accéder à cette fonction, activez l’on­glet Déve­loppeur et cliquez sur Enregistrer une ma­cro. Un bon conseil : travaillez sur un fichier de copie. Si une erreur survient en cours d’en­re­gis­­trement, il suffira alors de suppri­mer la macro [Dévelop­peur > Ma­cros, puis effacez la macro con­cer­née] pour repartir de zéro sans altérer le texte original.

L’enregistreur étant incapable d’appren­dre les scénarios com­plexes (comme opérer une série de copiers-collers sur des ensembles de cellules de tailles diverses, entre différents fichiers et onglets), il peut être judicieux de créer ses propres macros. Il faut alors écrire vous-même les instructions, ce qui nécessite de maîtriser le langage VBA (Visual Basic for Application). Une opération un peu délicate, qui permet d’accéder à des fonctionnalités qui n’apparaissent pas dans les menus.

Liez couleur et contenu pour faciliter la lecture

Pour rendre vos tableaux plus lisibles, vous pouvez adap­ter la taille des cellules, utiliser de la couleur… Sélectionnez la plage correspondante, faites un clic droit et déroulez Format de cel­lule. Si vous voulez intégrer un texte un peu long sur plusieurs lignes, activez ­l’onglet Alignement et cochez ­Renvoyer à la ligne automatiquement. En écrivant votre texte, vous pourrez forcer un passage à la ligne en tapant Alt+Entrée. L­’onglet Remplissage permet, lui, de colorer le fond. Pour lier la couleur au contenu (en choisissant, par exemple, le rouge pour défi­nir un seuil d’alerte en matière de satisfaction clients), utilisez le formatage conditionnel.

Après avoir sélectionné ­Accueil, Style, Mise en forme conditionnelle puis Nouvelle règle, cliquez sur Appliquer une mise en forme uniquement aux cellules qui con­tiennent…, puis remplissez les listes affichées de façon à obtenir Valeur de la cellule/inférieure à/50%, et cliquez sur Format. Dans la fenêtre qui apparaît, activez l’onglet Remplis­sage et choisissez le rouge. Les valeurs inférieures à 50% figurent désormais sur fond rouge. Vous pouvez aussi décider de ne pas afficher les ré­sultats positifs, par exemple pour repérer plus vite les unités déficitaires. Dans l’icône Accueil, cliquez alors sur la petite flèche à droite de Nombre, choisissez la catégorie Personnalisée et écrivez “”;-0 dans Type.

Intégrez des graphiques dans vos tableaux

N’hésitez pas à intégrer des minigraphiques au sein même des cellules : un camembert pour indiquer le degré de ­satis­fac­tion d’un besoin, des feux rouges et verts pour signifier l’atteinte ou non d’objectifs… Après avoir sélectionné les données, choisissez Accueil > Style > Mise en forme conditionnelle > Jeux d’icônes. Pour que chiffres et minigraphiques ne se retrouvent pas dans la même cellule, mais côte à côte, dupliquez les informations sur une autre colonne : Accueil > petite flèche à droite de Nombre > Personnalisée, puis tapez la formule “” ;“”;“” dans l’onglet Type. Les chiffres disparaîtront alors de la cellule ou de la colonne desti­née à recevoir les graphiques.

Contrôlez les valeurs pour limiter les erreurs

Repérer une erreur dans un tableau de plusieurs centaines de lignes peut vite tourner au cauchemar. La solution ? Lorsque cela est possible, n’autorisez que des valeurs contrôlées. Imaginez, par exemple, que vous deviez saisir des données relativement enca­drées, com-me une série de chif­fres, compris entre 2005 et 2010. Allez dans l’onglet Données et choisissez Validation des données, en haut à droite de la sélection Outils de données.

Dans la liste Autori­ser, optez pour Nombre entier, puis Comprise entre…et incorporez respectivement 2005 et 2010 dans les champs Minimum et Maximum. Dé­sormais, si vous tapez un chiffre en dehors de cette fourchette, il sera refusé. Idéal pour éviter les fautes de frappe ou d’inattention. Pour identifier une erreur de formule indiquée par le message #Valeur, choisissez l’onglet Formules, puis cliquez sur Audit de formules et Repérer les antécédents. Cela permet de visualiser les "cellules sources" qui sont intervenues dans le calcul.

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Article tiré du magazine Management